В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3 Определение необходимых в таблице полей.

4 Задание индивидуального значения каждому полю.

5 Определение связей между таблицами.

6 Обновление структуры базы данных.

7 Добавление данных и создание других объектов базы данных.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

· Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

· Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

· Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения).

· В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.

Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

2. Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.

3. Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.

4. Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку OK.

2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.

После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

3. В списке папок дважды щелкните мышью папку, содержащую базу данных.

Такие свойства как размер файла, дата создания и тип файла, задаются автоматически при создании файла. Дополнительно вводятся свойства, по которым можно быстро найти файл. Это ключевые слова и заметки.

Условия, используемые для поиска файлов, могут быть сохранены, изменены или удалены. Допускается использование и изменение всех сохраненных условий поиска в любом диалоговом окне.

3. В списке папок дважды щелкните мышью папку, содержащую базу данных.

5. Для поиска всех подчиненных папок из выбранных папок, а также для просмотра папок, содержащих найденные файлы нажмите кнопку Команды и режимы , а затем выберите команду Просмотреть вложенные папки.

3. При копировании объекта в другую базу данных закройте текущую базу и откройте ту, в которую нужно вставить объект.

2. В окне базы данных выберите вкладку, содержащую нужный объект.

3. Нажмите кнопку мыши на имени объекта (не на его значке), а затем снова нажмите кнопку мыши, чтобы изменить имя.

4. Введите новое имя объекта в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access и нажмите клавишу ENTER.

При переименовании объекта базы данных, такого как, например, таблица, необходимо обновить все ссылки на этот объект в других объектах базы данных, таких как формы или отчеты. Например, при создании формы, связанной с таблицей, при переименовании последней, следует изменить имя таблицы в свойстве формы Источник записей (Record Source).

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

Каждое поле в таблице «Товары» содержит данные определенного рода о каждом товаре, например, название товара. Каждая запись в таблице «Товары» содержит все сведения об одном товаре, такие как название, код поставщика, количество товара на складе и т.д.

В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы.

· Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащией все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

· Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

· Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

· Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

В Microsoft Access существует два способа для создания таблиц на основе уже существующих данных.

· Данные можно связать или импортировать из другой базы данных Microsoft Access или из множества форматов файлов других программ.

· Создать таблицу, основанную на данных текущей таблицы, можно при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивации старых записей, копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.

2. Выберите имя таблицы, которую необходимо открыть.

После открытия таблицы можно легко переключаться между этими двумя режимами с помощью кнопки Вид на панели инструментов.

2. Выберите команду Шрифт в меню Формат.

3. Выберите нужные параметры.

2. Выберите команду Ячейки в меню Формат.

3. Выберите нужные параметры.

При работе с компьютером можно пользоваться двумя режимами: режимом конструктора и режимом таблицы. Режим конструктора используется для создания и изменения структуры таблицы, а режим таблицы - для просмотра, добавления, удаления и редактирования данных в таблице.

Для того чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, выбрать вкладку Таблицы, выбрать таблицу и нажать кнопку Конструктор.

Если таблица уже открыта, то для перехода в режим конструктора следует нажать кнопку Вид на панели инструментов.

Для того чтобы открыть таблицу, форму или запрос в режиме таблицы, следует перейти в окно базы данных, выбрать объект соответствующую вкладку и нажать кнопку Открыть. (По умолчанию формы открываются в режиме формы. Для перевода формы в режим таблицы нажмите стрелку рядом с кнопкой Вид на панели инструментов).

Если таблица или запрос уже открыты, то для их перевода в режим таблицы следует нажать кнопку Вид на панели инструментов.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец Тип данных, нажмите в поле кнопку со стрелкой и выберите тип данных из списка.

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

· Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

· Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

· Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

· Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

· Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.

· Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».

Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают определенные ранее форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных определите свойство Формат. Также можно создать пользовательский формат отображения для всех данных, кроме объектов OLE.

2. Выберите столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.

3. Установите указатель на заголовок столбца, дважды нажмите кнопку мыши и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия следует выполнить в режиме конструктора.

Для связанной таблицы команда Столбец недоступна. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, то для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3. В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4. В столбце Тип данных нажмите кнопку мыши на стрелке и выберите либо Числовой тип, либо Денежный.

5. Для создания числового поля в нижней части окна необходимо установить свойство Размер поля (FieldSize) для требуемого размера.

6. Для установления формата отображения в нижней части окна в поле Формат нажмите стрелку и выберите требуемый формат. Если указанные форматы не отвечают требованиям, можно создать пользовательский формат отображения данных.

7. Если необходимо, установите и другие свойства полей.

Изменения, внесенные в форматы валют в окне «Языки и стандарты» панели управления Windows, будут автоматически отображаться в денежных полях базы данных. Изменения касаются только форматов и никак не влияют на содержащиеся в полях данные.

2. Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки.

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3. В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4. В столбце Тип данных нажмите стрелку и выберите пункт Логический.

5. Чтобы в поле вместо установленных по умолчанию значений «Да/Нет» отображались «Истина/Ложь» или «Включено/Выключено», в нижней части окна в поле Формат выберите требуемый формат.

6. Если необходимо, установите и другие свойства полей.

2. Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки.

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3. В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4. В столбце Тип данных нажмите стрелку и выберите пункт Дата/Время.

5. Для установления формата отображения в нижней части окна в поле Формат нажмите стрелку и выберите требуемый формат. Если указанные форматы не отвечают требованиям, можно создать пользовательский формат отображения.

6. Если необходимо, установите и другие свойства полей.

Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку.

2. Откройте таблицу в режиме конструктора.

3. Выберите ячейку в столбце Тип данных поля, которое необходимо изменить, нажмите кнопку раскрытия списка, а затем выберите новый тип данных.

4. На панели инструментов нажмите кнопку Сохранить .

В больших таблиц изменение типов данных может занять значительное время. Для отмены преобразования в течение его работы нажмите клавиши CTRL+BREAK, а затем кнопку OK.

Изменение имени поля никак не влияет на содержащиеся в нем данные, но оно может повлечь за собой изменение других частей базы данных. Если какие-либо объекты базы данных содержат ссылки на поле, имя которого изменилось, то в них тоже необходимо внести соответствующие исправления. Например, если текстовое поле содержится в форме, связанной с изменившимся полем, то данные в нем отображаться не будут до тех пор, пока свойство Данные (ControlSource) не будет изменено в соответствии с новым именем.

Изменять имя поля можно как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы.

2. Выберите область выделения поля столбца, которое необходимо удалить.

3. В меню Правка выберите команду Удалить столбец.

· Ссылки на удаленное поле, содержащиеся в других объектах базы данных, также необходимо удалить. Например, если в отчете содержится элемент управления, связанный с удаленным полем, то невозможно будет найти данные из этого поля, и на экран будет выдано соответствующее сообщение.

· Нельзя удалить поле, которое является частью отношения. Сначала необходимо удалить связи.

Сила реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Ключевые поля счетчика

Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика. Также таблица может быть использована при репликации базы данных.

Простой ключ

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Примером такой таблицы может служить таблица «Заказано» из демонстрационной базы данных «Борей», связывающая таблицы «Заказы» и «Товары». Ключ в этой таблице состоит из двух полей: «Код Заказа» и «Код Товара». В таблице «Заказано» может быть представлено много товаров и много заказов, но каждый товар включается в заказ только один раз, поэтому комбинация значений полей «Код Заказа» и «Код Товара» достаточна для образования ключа.

Другим примером может служить база данных по складским запасам, в которой используются один основной и один или несколько вспомогательных инвентарных номеров.

Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей.

2. Выделите одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые.

Для выделения одного поля выберите область выделения строки нужного поля.

Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите область выделения для каждого поля.

3. Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

· Допускается назначение ключевым полем поля, содержащего данные, однако, если в этом поле имеются повторяющиеся или пустые значения, будет выведено сообщение об ошибке. Получивший такое сообщение пользователь имеет три возможности: выполнить запрос на поиск повторяющихся записей для поиска записей, содержащих повторяющиеся или пустые значения в поле, и изменить эти значения; выбрать другое поле или добавить поле счетчика и определить его как ключевое.

· Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала определите ключ, как это описано выше, а затем нажатием кнопки Индексы на панели инструментов откройте окно «Индексы» и укажите другой порядок полей для индекса с именем «PrimaryKey».

2. Откройте таблицу в режиме конструктора.

3. Выберите область выделения строки для текущего ключевого поля и нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

В приведенном примере данные полей в пяти таблицах должны быть определенным образом скоординированы, так как они содержат сведения об одном и том же заказе. Эта координация осуществляется путем установления связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полям «КодСотрудника» в двух таблицах.

Для того чтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данных и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу.

Отношение «один-к-одному»

· Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически является двумя связями с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах A и B. Например, между таблицами «Заказы» и «Товары» имеется отношение «многие-ко-многим», которое определяется путем создания двух связей с отношением «один-ко-многим» для таблицы «Заказано».

1. Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из других окон нажмите клавишу F11.

3. Нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.

4. Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно Добавление таблицы. Если необходимо добавить таблицы до определения связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку Добавить таблицу на панели инструментов. Если же таблицы, которые необходимо связать, отображены на экране, перейдите к шагу 6.

5. Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

6. Для связывания полей выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

Для связывания сразу нескольких полей переместите их при нажатой клавише CTRL.

В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных (из этого правила существует два исключения) и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля (Field Size). Существуют следующие два исключения из правила: поле счетчика можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (Field Size) задано значение «Длинное целое»; а также поле счетчика можно связать с числовым, если для обоих полей в свойстве Размер поля (Field Size) задано значение «Код репликации».

7. В диалоговом окне Схема данных, отображенном на экране, проверьте имена полей, представленные в двух колонках. В случае необходимости внесите изменения.

8. Для создания связи нажмите кнопку Создать.

9. Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, выполните шаги 5-8.

При закрытии окна схемы данных на экран будет выведено сообщение, нужно ли сохранять макет. Не зависимо от того, будет он сохранен или нет, связи, созданные в базе данных, будут сохранены.

2. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из другого окна нажмите клавишу F11.

4. Если таблицы, в которых необходимо изменить связи, не отображены на экране, на панели инструментов нажмите кнопку Добавить таблицу, а затем дважды щелкните имя каждой таблицы, которую необходимо добавить.

5. Дважды щелкните линию связи, которую необходимо изменить.

6. Установите параметры связи.

2. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных их другого окна нажмите клавишу F11.

5. Выберите линию связи, которую необходимо удалить (выбранная линия становится выделенной), а затем нажмите клавишу DELETE.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия.

· Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.

· Связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (Field Size) указано значение «Длинное целое». А также поле счетчика можно связать с числовым полем, если и в обеих ячейках свойства Размер поля (Field Size) задано значение «Код репликации».

· Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам:

· Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи не являются связанными. Например, нельзя сохранить запись, регистрирующую заказ, сделанный несуществующим клиентом, но можно создать запись для заказа, который пока не отнесен ни к одному из клиентов, если ввести пустое значение в поле «Код Клиента».

· Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику.

· Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной. Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

2. Установите указатель на номер в поле номера записи и дважды нажмите кнопку мыши.

3. Введите номер нужной записи и нажмите клавишу ENTER.

2. Выполните одно из следующих действий.

· Для того чтобы найти неотформатированные пустые поля, введите Null или Is Null в поле Образец и проверьте, что флажок С учетом формата полей снят. Если пустые поля отформатированы (например, с помощью значения Отсутствует), введите форматирующую строку и проверьте, что флажок С учетом формата полей установлен.

· Для того чтобы найти пустые строки, введите в поле Образец пару прямых кавычек ("") без пробела и проверьте, что флажок С учетом формата полей снят.

3. В поле Просмотр выберите Вверх, Вниз или Все.

4. В поле Совпадение выберите Поля целиком.

5. Проверьте, что установлен флажок Только в текущем поле.

6. Для поиска первого вхождения образца нажмите кнопку Найти. Для поиска следующего и всех остальных вхождений образца нажимайте кнопку Найти далее.

Мастер по созданию запросов на поиск повторяющихся записей позволяет определить, содержит ли таблица повторяющиеся записи, а также определить, какие именно записи имеют одно и то же значение. Например, по совпадающим значениям в поле «Адрес» можно найти повторяющиеся записи, относящиеся к одному поставщику. Повторяющиеся значения в поле «Город» позволяют отобрать всех поставщиков, находящихся в одном городе.

В некоторых случаях, несмотря на то, что мастер для поиска повторяющихся значений не был использован, повторяющиеся записи могут быть удалены автоматически.

1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Повторяющиеся записи.

3. Нажмите кнопку OK.

4. Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. Если вместе с полями, содержащими повторяющиеся значения, отображать все остальные поля не требуется, то в запросе будут суммированы все повторяющиеся значения. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора.

Все найденные мастером повторяющиеся значения можно удалить вручную.

Выполнение сортировки записей для формы или подчиненной формы в режиме формы или для таблицы, запроса, формы или подчиненной формы в режиме таблицы допускается даже в том случае, когда уже применен фильтр. Также для сортировки данных, отбираемых фильтром, следует указать порядок сортировки в окне расширенного фильтра, а для сортировки результатов запроса следует задать порядок сортировки в режиме конструктора запроса.

При выполнении сортировки записей имеется возможность выполнить простую сортировку, при которой все записи сортируются или по возрастанию, или по убыванию (но не в том и другом порядке одновременно). При указании порядка сортировки записей в режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра имеется возможность выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.

Вне зависимости от используемого способа сортировки записей Microsoft Access сохраняет порядок сортировки при сохранении формы или объекта в режиме таблицы и повторно применяет его при новом открытии объекта или при создании новой формы или отчета на основе этого объекта.

· В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 символов.

· Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите к вкладке Общие и обратитесь там к полю Порядок сортировки базы данных.

· Если бланк запроса или фильтра содержит знак «звездочка» из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.

· Для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используйте возрастающий порядок сортировки. В обратном случае используйте убывающий порядок.

· Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Чтобы их отсортировать в числовом порядке, все текстовые строки содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью введите нули: «01», «02», «11», «22». Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих пустые значения, будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец «Возраст» является текстовым полем, то, чтобы должным образом произвести в нем сортировку данных, в ячейке Поле необходимо указать функцию Val([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать требуемый порядок сортировки. Если в текстовом поле находятся только числовые значения или значения дат, то рекомендуется изменить в данной таблице тип поля на числовой, денежный или Дата/время. Тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат будет выполнена надлежащим образом без ввода дополнительных нулей.

· При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми. Если поле содержит записи как с пустыми значениями, так и с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля с пустыми значениями, а сразу за ними поля с пустыми строками.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

· Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

· Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.

· Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.

Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Также можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

Создание простого запроса на выборку с помощью мастера

Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить, установив условие отбора.

4. Укажите имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, из которых должны быть восстановлены данные.

5. Если необходимо, укажите дополнительные таблицы или запрос, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторяйте данные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

6. Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора.

Если таблицы или запросы связаны, то тип соединения можно изменить, тем самым влияя на выбор записей в запросе.

6. Добавьте поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса.

7. Внесите в запрос необходимые усовершенствования: определите условие отбора, порядок сортировки, создайте вычисляемые поля (для вычисления суммы, среднего значения, пересчета и других действий с данными), либо измените структуру запроса.

Запрос на удаление

Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей

Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

Запрос на добавление

Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты». Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий.

· Добавление полей на основе условий отбора. Например, необходимо добавить имена и адреса клиентов с очень крупными заказами.

· Добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Например, в демонстрационной базе данных «Борей» таблица «Клиенты» содержит 11 полей. Пусть требуется добавить записи из другой таблицы с полями, соответствующими 9 из 11 полям таблицы «Клиенты». Запрос на добавление добавит данные в совпадающие поля и пропустит остальные.

Запрос на создание таблицы

Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий.

· Создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access. Например, требуется создать таблицу, содержащую несколько полей из таблицы «Сотрудники», а затем экспортировать эту таблицу в базу данных, используемую отделом кадров.

· Создание отчетов, содержащих данные, соответствующие определенному моменту времени. Например, 15 мая 96 года необходимо напечатать отчет об объеме продаж, сделанных в первом квартале, основанный на данных, содержащихся в базовой таблице на 9:00 A.M. 1 апреля 96. Отчет, основанный на запросе или инструкции SQL, выбирает из таблиц самые последние данные (данные на 15 мая 96), а не записи на указанный момент времени. Чтобы получить данные на 9:00 A.M. 1 апреля 96 , необходимо разработать запрос на создание таблицы, в котором требуемые записи отбираются в зависимости от указанного момента времени и помещаются в новую таблицу. Затем в качестве основы для отчета следует использовать эту таблицу, а не запрос.

· Создание резервной копии таблицы.

· Создание архивной таблицы, содержащей старые записи. Например, можно создать таблицу, сохраняющую все старые заказы, прежде чем удалить их из текущей таблицы «Заказы».

· Повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах или инструкциях SQL. Например, требуется вывести на печать несколько отчетов, базирующихся на запросе, включающем пять таблиц, в котором рассчитываются общие итоги. Чтобы ускорить процесс, разработайте запрос на создание таблицы, извлекающий необходимые записи и сохраняющий их в одной таблице. Затем на базе этой таблицы создайте отчет или укажите ее в инструкции SQL как источник записей для формы или отчета. Это позволит обойтись без повторных запусков запроса для каждого отчета. Однако следует помнить, что после выполнения запроса на создание таблицы данные в этой таблице не изменяются.

Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет.

Можно создать специальную форму или диалоговое окно, которое вместо диалогового окна запроса с параметрами будет выводить приглашение на ввод параметров запроса.

Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.

Запрос на объединение

Этот тип запроса комбинирует поля (столбцы) из одной или нескольких таблиц или запросов в одно поле в результатах запроса. Например, если шесть поставщиков ежемесячно посылают новые списки оборудования, то с помощью запроса на объединение эти списки можно объединить в один. А затем результаты поместить в новую таблицу, созданную с помощью запроса на создание таблицы, основанного на запросе на объединение.

Запрос к серверу

Этот тип запроса отправляет команды непосредственно в базы данных ODBC, например Microsoft SQL, причем используются только команды, поддерживаемые сервером. Например, запрос к серверу используется для возвращения или изменения данных.

Управляющий запрос

Данный тип запроса создает или вносит изменения в объекты базы данных, такие как таблицы Microsoft Access или Microsoft SQL Server.

Подчиненный запрос

Этот тип запроса состоит из вложенной в запрос на выборку или запрос на изменение инструкцию SQL SELECT. Чтобы определить новое поле, данную инструкцию можно ввести о строку Поле в бланке запроса. Чтобы указать для данного поля условие отбора, введите инструкцию в строку Условие отбора. Подчиненные запросы используются для:

· проверки наличия результатов подчиненного запроса (используются зарезервированные слова EXISTS или NOT EXISTS);

· поиска значений в основном запросе, которые равны, превышают или меньше значений, возвращаемых подчиненным запросом (используются зарезервированные слова ANY, IN или ALL);

· создания подчиненных запросов внутри подчиненных запросов (вложенные запросы).

9.4. Вычисления в запросе

Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе, например, найти сумму или среднее по значениям одного поля, перемножить значения двух полей или вычислить дату, отстоящую на три месяца от текущей даты.

Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вместо этого, вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для определения вычисляемого поля можно использовать встроенные функции Microsoft Access или выражения, создаваемые пользователем. Встроенные функции позволяют найти следующие итоговые значения для групп записей или для всех записей: сумму значений поля, среднее, число значений в поле, минимальное значение, максимальное значение, среднеквадратичное отклонение или дисперсию. Для каждого вычисляемого поля следует выбрать одно выражение.

Выражения, определяющие вычисляемые поля, создаются с помощью мастера простых запросов или вводятся пользователем в строку Групповая операция бланка запроса, в которой допускается выбор статистических функций для выполняемых над полем вычислений.

В бланке запроса задают также условия отбора, с помощью которых определяются группы, для которых вычисляются итоговые значения, записи, включаемые в вычисления, или результаты, отображаемые после выполнения расчетов.

Вычисляемые поля используются также для обновления данных в запросе на обновление. Например, следующее выражение в ячейке Обновление позволяет увеличить все значения в поле «Цена» на 5 процентов.

Пользователь может открыть в режиме конструктора различные запросы: запрос на выборку, перекрестный запрос и запрос на изменение. Запрос на выборку и перекрестный запрос также можно открыть в режиме таблицы для просмотра результатов.

Запрос на изменение нельзя открыть в режиме таблицы. Однако в этом режиме можно выполнить предварительный просмотр данных, которые будут задействованы в запросе на изменение. Такой запрос отличается тем, что в окне базы данных рядом с его именем стоит восклицательный знак (!).

10.Работа с формами

10.1. Общие сведения о формах

Формы используются для различных целей.

Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы.

Элемент управления - графический объект, например, поле, флажок, прямоугольник или кнопка, размещаемый пользователем в форме или отчете в режиме конструктора для отображения данных, выполнения макрокоманд или упрощения чтения формы или отчета.

10.3.1. Создание формы с помощью автоформы

1. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы или Запросы.

2. Выберите таблицу или запрос, на основе которых необходимо создать форму, или откройте их в любом режиме.

10.3.2. Создание формы с помощью мастера

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

6. Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически.

10.3.3. Создание формы на базе нескольких таблиц

· Чтобы изменить всю форму, нажмите кнопку Автоформат на панели инструментов и выберите новый внешний вид для формы.

· Для изменения внешнего вида одного элемента управления, например поля, выделите его. Затем на панели инструментов Форматирование выберите другой шрифт, размер шрифта или другие параметры.

10.4.2. Перемещение, изменение и выравнивание

Существует возможность перемещения, изменения размеров и выравнивания выделенных элементов управления.

· Чтобы выровнять элементы управления по одному из них, выделите элементы, которые следует выровнять. Затем в меню Формат выберите команду Выровнять и нужную подкоманду.

· Чтобы изменить текст подписи, установите указатель на подпись и нажмите кнопку мыши, затем выделите текст и введите новый.

· Чтобы изменить поле, с которым связан элемент управления, выделите этот элемент.

Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов для отображения окна свойств.

Элемент управления - графический объект, например, поле, флажок, прямоугольник или кнопка, размещаемый пользователем в форме или отчете в режиме конструктора для отображения данных, выполнения макрокоманд или упрощения чтения формы или отчета.

Присоединенный элемент управления - элемент управления в форме или отчете, в котором выводится значение поля базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. Имя поля таблицы, запроса или инструкции SQL задается в качестве значения свойства Данные (ControlSource) элемента управления. Например, поле в форме, в котором выводится фамилия служащего, является присоединенным к полю «Фамилия» таблицы «Сотрудники».

Свободный элемент управления - элемент управления, не связанный с полем. Свободные элементы управления используются для вывода информации, такой как инструкции по работе с формой или рисунки, созданные в других приложениях. Например, линии и прямоугольники являются свободными элементами управления. С помощью свободных элементов управления можно также организовать прием действий пользователя и выполнение операций, основанных на этих действиях.

Вычисляемый элемент управления - элемент управления в форме или отчете, в котором выводится результат расчета выражения, а не сохраненные данные. Значение элемента управления пересчитывается при каждом изменении выражения.

Нетрудно добавить в форму другие поля из таблицы, являющейся источником данных в формы.

Нажмите кнопку Список полей на панели инструментов для отображения списка всех полей базовой таблицы.

Для добавления в форму таких элементов управления как надписи или кнопки служит панель элементов.

Чтобы создать надпись, нажмите кнопку Надпись на панели элементов. Затем выберите в форме место, куда ее следует поместить, введите нужный текст и нажмите клавишу ENTER.

Чтобы создать элемент управления с помощью мастера, нажмите кнопку Мастера на панели элементов, а затем нажмите кнопку нужного элемента управления.

Имеется возможность изменения типа элемента управления. Например, можно изменить…

Для изменения типа элемента управления…

…выберите в меню Формат команду Преобразовать элемент в …

10.6. Открытие формы

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы.

3. Нажмите кнопку Открыть для открытия формы в режиме формы или кнопку Конструктор для открытия формы в режиме конструктора.

10.7. Сохранение формы в виде отчета

1. Переключитесь в окно базы данных.

4. В появившемся контекстном меню выберите команду Сохранить как отчет.

5. Введите имя для отчета в поле Имя отчета.

6. Нажмите кнопку OK.

7. Выберите вкладку Отчеты и дважды щелкните мышью на отчете для его предварительного просмотра.

11.Задание значений свойств

11.1. Общие сведения об окне свойств

11.2. Задание свойств для формы, отчета, раздела или элемента управления

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.

5. Нажмите кнопку OK.

6. Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически

Если созданный мастером отчет требует внесения изменений, сделайте это в режиме конструктора отчета.

5. Нажмите кнопку OK.

Новый отчет будет открыт в окне отчета в режиме конструктора.

Нетрудно изменить внешний вид всего отчета или его части.

· Для изменения внешнего вида одного элемента управления, например надписи, выделите его. Затем на панели инструментов Форматирование выберите другой шрифт, размер шрифта или другие параметры.

Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов для вывода окна свойств.

В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Элементы управления, такие как надпись или поле, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете.

Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп, а также представить информацию в удобном для использования виде. В этом отчете заказы сгруппированы по дате отгрузки.

Заголовок группы печатается в начале каждой новой группы записей и может содержать имя группы и другие сведения, применимые ко всей группе целиком.

Примечание группы печатается в конце группы записей и обычно содержит результаты групповых вычислений.

Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета и может содержать эмблему, название и дату печати отчета. Заголовок печатается на первой странице отчета перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов.

Область данных содержит основную часть данных, которые требуется представить в отчете. Этот раздел повторяется для каждой записи из базового источника данных отчета.

Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц.

Примечание отчета печатается один раз в конце отчета (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета. Этот раздел является самым последним в отчете.

Можно также открыть отчет в режиме предварительного просмотра, переместив отчет с помощью мыши из окна базы данных в рабочую область приложения.

· Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или в режиме предварительного просмотра.

· Откройте форму или отчет в любом режиме (или из окна базы данных).

· Откройте модуль в любом режиме.

4. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access сохраняет заданные параметры страницы вместе с формой и отчетом, поэтому для каждой формы или отчета эти параметры достаточно задать один раз. Для таблиц, запросов и модулей параметры страницы необходимо указывать при каждом выводе объекта на печать.

После создания ярлыка для объекта базы данных этот объект можно распечатать прямо из значка ярлыка.

1. Щелкните ярлык правой кнопкой мыши.

Чтобы быстро распечатать из ярлыка объект в системе Microsoft Windows, необходимо перетащить значок ярлыка на значок принтера в рабочем столе или папке «Принтеры».

Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.

1. Выберите отчет в окне базы данных

или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.

Панели инструментов, строки меню и контекстные меню позволяют организовать команды так, чтобы их можно быстро найти и использовать. В предыдущих версиях Microsoft Access панели инструментов состояли только из кнопок. В этой же версии панели инструментов могут состоять только из кнопок, только из меню или из того и другого. Это значит, что строки меню и контекстные меню являются лишь разновидностями панелей инструментов, что позволяет настраивать их одним и тем же способом. Например, несмотря на то, что встроенная строка меню по-прежнему появляется по умолчанию в верхней части экрана и содержит стандартные меню, такие как Файл, Правка и Вид, теперь в ней можно добавлять или удалять кнопки и меню, а также перемещать ее. Кроме того, при настройке встроенной строки меню, контекстных меню или панелей инструментов можно создавать собственные панели инструментов, строки меню и контекстные меню.

Для создания и настройки панелей инструментов, строк меню и контекстных меню, а также для установки свойств, влияющих на их вид и работу, используется диалоговое окно Настройка. Для его открытия выберите в меню Вид команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

Чтобы создать панель инструментов, доступную во всех базах данных Microsoft Access, следует добавить кнопки на пустые встроенные панели инструментов Служебная программа 1 и Служебная программа 2.

1. В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2. На вкладке Панели инструментов установите флажок Служебная программа 1 или Служебная программа 2 в списке панелей инструментов.

3. Для завершения создания панели инструментов выполните следующие действия.

· Добавьте кнопки из диалогового окна Настройка.

· Переместите или скопируйте кнопки с другой панели инструментов.

2. Откройте панель инструментов, к которой нужно добавить кнопку.

3. Выберите вкладку Команды.

4. В поле Категории выберите категорию для команды, которая будет выполняться при нажатии на эту кнопку.

5. Перетащите нужную кнопку, объект или элемент ActiveX из поля Команды на открытую панель инструментов.

· Чтобы быстро добавить кнопку, открывающую объект базы данных, следует перетащить с помощью мыши объект из окна базы данных на панель инструментов.

· Пользователь может назначить клавишу для кнопки.

· Панели инструментов, содержащие кнопки, запускающие существующие макросы, создаются автоматически.

2. Откройте строку меню, контекстное меню или панель инструментов, к которой нужно добавить команду.

3. Выберите вкладку Команды.

4. В поле Категории выберите нужный параметр.

5. Перетащите нужную команду из поля Команды в меню в строке меню, на панели инструментов Контекстные меню или на любой другой. После того, как будет выведен список команд (или пустой бланк, если меню новое), выберите нужное расположение для команды в меню и отпустите кнопку мыши.

2. Если диалоговое окно Настройка открыто, просто уберите кнопку с панели инструментов, если нет, то уберите кнопку, удерживая при этом клавишу ALT.

Примечание. Встроенная кнопка после удаления с панели инструментов остается доступной в диалоговом окне Настройка. Однако специальная кнопка удаляется навсегда. Чтобы удалить специальную кнопку с данной панели инструментов, но сделать ее доступной для последующего использования, следует создать панель инструментов для хранения неиспользуемых в данный момент кнопок, переместить кнопку на эту панель и закрыть ее.

2. Выполните одно из следующих действий.

· Чтобы переместить кнопку панели инструментов при открытом диалоговом окне Настройка, просто перетащите в другое место на той же панели инструментов или на другую панель. Если диалоговое окно закрыто, выполните это, удерживая клавишу ALT.

· Чтобы скопировать кнопку панели инструментов при открытом диалоговом окне Настройка, перетащите, удерживая клавишу CTRL. Если диалоговое окно закрыто, выполните это, удерживая клавиши CTRL+ALT.

15.Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.

15.1. Установка пароля

15.2. Шифрование и дешифрование базы данных

Примечания

· Если определена защита на уровне пользователей, то для шифрования или дешифрования базы данных необходимо разрешение «Изменение макета» для всех таблиц базы данных. В противном случае попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной.

15.3. Скрытие объектов в окне базы данных

1. В окне базы данных выберите объект, который требуется сделать скрытым.

a NAME="AA16">

17.Репликация

Репликация предоставляет пользователям, которые работают за различными компьютерами, удобный способ обмена изменениями, вносимыми в базу данных. Репликация имеет широкое практическое применение.

Реплика - копия базы данных, включающая все таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Отдельная реплика является компонентом набора реплик и допускает синхронизацию с другими репликами в наборе. Изменения данных в таблице в одной из реплик могут быть переданы в другие реплики и в основную реплику в наборе.

База данных может быть реплицирована на дополнительный сетевой сервер. При этом возможно переназначение пользователей для равномерного распределения нагрузки между серверами. Выделение пользователям, которые нуждаются в постоянном доступе к базе данных, отдельных реплик снижает загрузку сети.

Репликация баз данных используется для создания особых копий (реплик) базы данных. Это позволяет пользователям, работающим за различными компьютерами, осуществлять одновременный доступ к собственным копиям и обмениваться или синхронизировать внесенные изменения.

Преобразование базы данных в основную реплику. При преобразовании в исходный файл базы данных, который станет основной репликой набора, добавляются специальные таблицы, столбцы и свойства.

Основная реплика и реплика могут содержать реплицируемые и локальные объекты. Это позволяет настроить реплику или основную реплику для особой группы или пользователя в процессе синхронизации обычных данных с другими элементами набора реплик.

Локальные объекты могут быть созданы пользователем, работающим как с основной репликой, так и с репликой. К таким объектам относятся таблицы, запросы, отчеты, формы макросы и модули, появляющиеся только в элементах набора реплик, в которых они были созданы. Изменения структуры или данных локальных объектов не распространяются на другие элементы набора реплик.

В Microsoft Access 97 реализованы различные инструменты и подходы создания реплик и управления ими.

17.1. Выбор инструмента репликации

17.2. Создание реплик в Microsoft Access

Создание реплики - создание копий базы данных или объектов, допускающих синхронизацию.

Синхронизация - процесс обновления двух реплик, при котором происходит взаимная передача обновленных записей и объектов. Обмен данных между репликами может быть как односторонним, так и двухстронним. Кроме того, возможна синхронизация реплик под управлением синхронизатора.

17.2.1. Создание реплики базы данных

1. Откройте базу данных, предназначенную для репликации. Если работа идет в многопользовательской среде, то следует убедиться в том, что все остальные пользователи закрыли эту базу данных.

17.2.2. Назначение реплики основной репликой

1. Убедитесь, что ни данная реплика ни основная реплика нигде не используются.

3. Выберите в меню Сервис команду Репликация и подкоманду Синхронизация.

4. Выберите текущую основную реплику в списке.

17.2.3. Удаление реплики из набора реплик

1. С помощью команды Windows Проводник найдите реплику, которую требуется удалить.

Осторожно! Не удаляйте основную реплику из набора реплик, если она не перестала функционировать. Удаление основной реплики сделает невозможным изменение структуры базы данных. Рекомендуется также проверять реплику на присутствие конфликтов. Если этого не делать, то конфликтующие записи будут потеряны при удалении или перемещении реплики.

17.3. Частичные реплики

17.3.1. Преимущества применения частичных реплик

17.3.2. Создание частичной реплики с объектом доступа к данным (DAO)

Примечание. Созданная частичная реплика не может быть преобразована в полную реплику. Если удалить все фильтры и связи в частичной реплике, то она будет содержать все записи полной реплики, но у нее все еще будут те же ограничения частичной реплики.

Событие - это определенное действие которое происходит над или возникает в определенном объекте. Microsoft Access реагирует на большое число различных событий: нажатие кнопки мыши, изменение данных, открытие или закрытие форм, и т. д. Обычно события возникают вследствие действий пользователя.

19. Контрольные вопросы